Как правильно хранить документы?

Вышло переработанное издание самой известной книги в мире по личной эффективности «Как привести дела в порядок», впервые опубликованной в 2001 году и переведенной на 30 языков. В этом издании убрана вся неполная или устаревшая информация. Теперь книга актуальна для нового времени и для современного мобильного мира. Приводим несколько советов по хранению документов от Дэвида Аллена. Система хранения

«Я рекомендую вам наладить вашу собственную систему хранения, которая будет всегда под рукой. У вас должно уходить не более минуты на то, чтобы извлечь материал из корзины «Входящие» или распечатать его из электронного сообщения, принять решение о том, что он не требует от вас активных действий, но может пригодиться в будущем, и поместить его в систему организации ссылочных данных. Если последовательность указанных действий занимает более минуты, вы «ускоряете» процесс на свой лад: не определяете новый документ в картотеку, а просто кладете его на стопку бумаг или запихиваете куда-нибудь.

Вы должны одинаково спокойно относиться к предоставлению отдельного места в картотеке отдельному листку бумаги по новой теме — даже если это просто рукописная заметка — и к упорядочению более формальных и объемных документов. Поскольку для создания и упорядочения папок нужно потратить столько сил, люди либо не делают этого, либо забивают до отказа шкафы и ящики разнообразными документами наподобие меню местного кафе с доставкой блюд на дом или расписания движения поездов. Каких бы действий ни требовало от вас приведение системы организации ссылочных материалов в соответствие с высокими стандартами, это необходимо сделать. Держите в пределах досягаемости папки со справочной информацией

Процесс сортировки должен быть простым и быстрым. Если приходится каждый раз вставать, чтобы добавить в картотеку какой-нибудь уникальный клочок бумаги, у вас появится склонность к накоплению материалов, а не к их упорядочению, и, скорее всего, вы начнете ненавидеть всю работу с корзиной «Входящие» (поскольку будете знать, что там заведомо есть данные, требующие сортировки). Многие профессионалы, которых я тренировал, перепланировали свои офисы так, чтобы четыре шкафа со справочными данными находились буквально у них под рукой, а не на другом конце комнаты. Применяйте единственный критерий сортировки

Вместо многих справочных информационных систем я держу одну картотеку, отсортированную в алфавитном порядке. У людей есть склонность к использованию папок в качестве основы личной организации, и поэтому они пытаются сортировать материалы по темам и проектам. Таким образом, они геометрически увеличивают число мест, где нет нужного документа, если человек забыл, куда положил его. Система сортировки по одному простому критерию предполагает сортировку материалов по теме, проекту, фамилии или названию компании, чтобы документ можно было найти только в одном из трех-четырех мест, если вы забыли, куда именно клали его. У меня есть четыре ящика для папок со ссылочными материалами общего характера, и на каждом из них красуется четкая надпись «А-Е», «F-L» и так далее — теперь мне не нужно думать, куда определить документ, когда на него уже наклеен ярлык. Держите большой запас папок

Я держу под рукой огромную стопку новых пустых папок, которые могу, не вставая с места, использовать в процессе обработки содержимого корзины «Входящие». Нет ничего хуже ситуации, когда накапливаются материалы, требующие сортировки, и неоткуда взять папки, необходимые для того, чтобы упростить процесс. В произвольный момент времени я должен иметь под рукой запас: примерно пол-ящика неиспользованных или освободившихся папок. Не позволяйте ящикам наполняться более чем на три четверти

В случае их переполнения вы будете испытывать подсознательное нежелание класть туда документы, и справочная информация будет постепенно нагромождаться. Ящик вполне можно освободить в ходе какого-нибудь телефонного разговора. Если вы хотите избавиться от подсознательного сопротивления процессу сортировки, держите ящики достаточно свободными для того, чтобы спокойно добавлять и извлекать оттуда папки. Возможно, понадобится создать еще один ярус для хранения справочной информации, чтобы появилось достаточное рабочее пространство, а папки со ссылочными данными общего характера были под рукой. Наклеивайте ярлыки на папки с помощью автомата

Печатные ярлыки изменят природу папок и ваше отношение к ним. Папки с ярлыками прекрасно смотрятся на столе в зале заседаний; каждый может прочесть надписи на них; вы можете легко разглядеть ярлык с большого расстояния или быстро найти его в портфеле; а когда вы выдвигаете картотечные ящики, то вашим глазам открывается печатная версия алфавитного перечня материалов. Приятно открывать такой ящик, чтобы положить или извлечь папку. Для безотказной работы системы автомат должен постоянно быть у вас под рукой. Покупайте качественные шкафы

Нет ничего хуже, чем попытки открыть тяжелый ящик или скрип, который слышишь, когда борешься с застрявшими колесиками дешевого шкафа. Вам нужен шкаф, ящики которого будут открываться и закрываться легко и плавно, подобно дверям немецких автомобилей. И я не шучу. Если можете, не используйте подвесных папок

Рискуя серьезно обидеть массу людей, которые уже пользуются подвесными папками, я рекомендую вам полностью отказаться от шкафов для подвесных файлов и пользоваться обычными папками, стоящими в ящике и опирающимися на его металлическую заднюю стенку. Подвесные папки гораздо менее эффективны, поскольку добавление новой папки требует значительных затрат энергии и придает процессу сортировки информации формальный характер.

По мотивам книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» (издание 2015 года, дополненное и переработанное).


23:58 31.10.2017



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Читаемые

Патрон 6.8 mm Remington SPC обр. 2002 г. Почему Си

Поиск идеального патрона для штурмового патрона наверное никогда не закончится. Меняются задачи, кот...

Праздничная программа самим, тамада и организация

Наши знакомые тратят много средств на такие моменты, как организация вечеринки, свадьба под ключ. Об...

Вкусные рецепты: Рыба в беконе и порее с овощами,

Рыба в беконе и порее с овощамиДобрый день! Очень вкусные пакетики с рыбой,сочно и ароматно! Рыбу(фи...

Как религия помогает жить?

В любом человеческом установлении есть и добро, и зло. Каждый человек, выбирая добро, усиливает его ...

Поисковая оптимизация сайта

Из-за постоянно изменяющихся алгоритмов поисковых технологий, поисковая оптимизация сайтов (SEO), н...

Рынок труда: состояние стабильно тяжелое

Состояние рынка труда на начало 2010 года оценивают как стабильно тяжелое. На поправку кадровый рыно...

Как улучшить память? Научный взгляд на преклонный

Всю жизнь мозг меняется удивительным образом. Раньше люди многого о себе не знали. Сегодня наука даё...

История зонтика. Зачем боги подарили людям зонт?

«Что нам снег, что нам зной, что нам дождик проливной?» — может пропеть любой...

Как подготовить ребенка к школе

Как подготовить детей к школе, нужно ли вообще готовить ребенка к школе или его способностей хватит ...

Хиты 1970-х. Как споры по поводу роялти погубили а

Если спросить, кто первым исполнил балладу «Without You», то большинство европейцев без ...



Развивая портал:

Наш интернет портал разработан для граждан, желающих ежедневно совершенствоваться во всех сферах жизни. Каждый для себя найдет что-то интересное и подчеркнет из статьи полезные вещи. На сайте описано огромное количество моментов, которым в повседневной жизни вы найдете практическое применение. Отсутствие навязчивой рекламы, политики и новостных лент, наличие легкого юмора и полезных текстов делает наш веб-сайт комфортным для просмотра.

Интересная и познавательная информация, которая сосредоточена на нашем сайте позволяет ответить на некоторые интересующие вас вопросы. Для того, чтобы каждый посетитель на нашем портале смог в кротчайшие сроки отыскать нужную, для него информацию, мы максимально упростили интерфейс и улучшили систему поиска необходимой статьи. Теперь нет причины тратить солидное количество времени для поиска ответа на необходимый для вас вопрос.